Lưu ý về ký hiệu hóa đơn giá trị gia tăng khi xuất hóa đơn
Thuế giá trị gia tăng là một loại thuế gián thu tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông và tiêu dùng. Ngoài việc tìm hiểu về cách viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, về cách xác định đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, về thuế suất thuế giá trị gia tăng, kế toán cần nắm rõ cả các vấn đề khi lập và xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Nội dung bài viết dưới đây sẽ liệt kê những lưu ý về nội dung cũng như ký hiệu hóa đơn giá trị gia tăng.
1. Tên hóa đơn
Đối với những hóa đơn được dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng tên khác đó phải được ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.
Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN)
2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
2.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn
Về ký hiệu mẫu số hóa đơn, đây là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).
Quy định cụ thể về các ký hiệu mẫu số hoá đơn có 11 ký tự như sau:
– 2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn;
– Tối đa 4 ký tự tiếp theo sử dụng để thể hiện tên hoá đơn;
– 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn;
– 01 ký tự tiếp theo là “/” dùng phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn;
– 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
Ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng – 01GTKT; Hóa đơn bán hàng – 02GTTT; Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức cá nhân trong khu phi thuế quan) – 07KPTQ; Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ – 03XKNB; Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý – 04HGDL.
2.2. Ký hiệu hóa đơn
Về ký hiệu hóa đơn, đây là dấu hiệu để phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in với trường hợp hóa đơn đặt in. Còn với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.
Ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành. Trong đó:
– 2 ký tự đầu dùng để phân biệt các ký hiệu hóa đơn. Ký tự phân biệt sẽ lấy hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;
– Năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn được thể hiện ở 3 ký tự cuối cùng. Ký hiệu của hình thức hoá đơn sử dụng 1 trong 3 ký hiệu đó là: E: Hoá đơn điện tử, T: Hoá đơn tự in, P: Hoá đơn đặt in;
– Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).
Ví dụ: AA/20E: (AA: là ký hiệu hóa đơn; 20: hóa đơn tạo năm 2020; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử)
Để phân biệt hoá đơn đặt in của các Cục Thuế và hoá đơn của các tổ chức, cá nhân, hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành sẽ có thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành).
Ví dụ: Hoá đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau: 01AA/18P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2018;
CÓ CẦN LẬP BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN KHI SỬ DỤNG HĐĐT KHÔNG?
CÁC HÀNG HÓA, DỊCH VỤ XUẤT KHẨU ĐƯỢC HƯỞNG THUẾ SUẤT 0% THUẾ GTGT
3. Tên liên hóa đơn
Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc: Liên 1: Lưu; Liên 2: Giao cho người mua.
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định.
