Có cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi sử dụng HĐĐT không?
Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy, các doanh nghiệp cần phải thực hiện tìm hiểu các quy định để sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, ví dụ như quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử, quy định về việc hủy hóa đơn điện tử, thay thế hóa đơn điện tử… Tuy nhiên, một trong số những vướng mắc mà các doanh nghiệp còn gặp phải hiện nay là khi sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp có cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay không?
Để tránh việc sử dụng hóa đơn điện tử có sai phạm, trong bài viết này sẽ giải đáp vướng mắc trên cho quy khách hàng.
Theo quy định của cơ quan Thuế, có hai loại hoá đơn điện tử đang được lưu hành đồng thời: Hóa đơn điện tử theo thông tư số 32/2011/TT-BTC và hoá đơn điện tử có mã xác thực theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (hay còn gọi là hóa đơn điện tử thông thường) thì doanh nghiệp vẫn phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gửi cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, phải hiểu rằng, việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bằng hóa đơn điện tử sẽ diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều so với việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy. Có thể hình dung, mỗi tháng hoặc mỗi quý, kế toán doanh nghiệp phải thực hiện kiểm kê hàng loạt các hóa đơn thủ công bằng tay rất là vất vả thì nay chỉ cần vài thao tác đơn giản ngay trên phần mềm là có thể hoàn thành Báo cáo. Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đã có sẵn chức năng kết nối với cổng điện tử của cơ quan thuế. Do đó, chỉ cần vài thao tác đơn giản, báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã được gửi tới cơ quan thuế một cách nhanh gọn và chính xác
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, tất cả hóa đơn của doanh nghiệp đều được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Toàn bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế. Do đó, nếu sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Theo quy định tại Nghị định 119/2018 đã quy định cụ thể về khái niệm hai loại hóa đơn này như sau:
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
CÁC HÀNG HÓA, DỊCH VỤ XUẤT KHẨU ĐƯỢC HƯỞNG THUẾ SUẤT 0% THUẾ GTGT
CÁCH HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐÃ PHÁT HÀNH
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Như vậy dựa trên các quy định trên có thể khẳng định, đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế thì sẽ không phải thực hiện làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Còn đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì sẽ vẫn phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như bình thường
